探討高效能門禁管理系統(tǒng)設計 降低維運成本

文章出處：http://m.overnightmodel.com 作者： 人氣： 發(fā)表時間：2013年02月17日

　　摘要：門禁原始需求雖然簡單，但是要精確達到有權限人員可以無礙進出，無權限人員無法進出這個需求，到底需要付出多大的成本?在付出認為的成本后，門禁安全等級又提升了多少? 本文將從降低門禁系統(tǒng)維運成本角度，來探討一個高效能門禁管理系統(tǒng)到底需要哪些功能。

　　與各信息系統(tǒng)自動化鏈接

　　門禁系統(tǒng)的總成本，可分為采購成本與維運成本。采購成本為一次性費用，是企業(yè)采購門禁系統(tǒng)的實際價格，此成本明確。而維運成本則為長期性不間斷的費用，也就是企業(yè)為了門禁系統(tǒng)持續(xù)運作所投入的人力與物力，這對于長期使用門禁的企業(yè)而言，經(jīng)年累月維運成本的累積，會是最大的負擔。

　　一般門禁管理系統(tǒng)的維運成本十分昂貴，需要花費很多人力且數(shù)據(jù)錯誤百出，門禁安全性極低，產(chǎn)出效果十分有限。

　　因此，門禁管理系統(tǒng)若能與HR系統(tǒng)、簽核系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、企業(yè)入口網(wǎng)站等連結(如圖一)，方可發(fā)揮門禁管理系統(tǒng)的最大效益，并降低維運成本。

　　而系統(tǒng)之間的鏈接，又以「自動化」為唯一的選擇。系統(tǒng)自動化可降低人為操作，一來減少人員操作成本，二來降低人員操作的錯誤。以下將分述降低維運成本最重要的方法。

　　與HR系統(tǒng)的自動化鏈接

　　當企業(yè)有新進人員到職時，人事管理員會將新進員工的人事數(shù)據(jù)，如：工號、姓名、卡號、部門、職稱、性別等，輸入HR系統(tǒng)。此時，門禁系統(tǒng)應依照新進員工的部門、職稱、性別等數(shù)據(jù)，自動且實時于到職日，依權限規(guī)則開通，讓該員可依權限進出自己的部門及公共區(qū)域，也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之，當人事管理員在HR系統(tǒng)中標注此人員離職時，門禁系統(tǒng)應該自動于離職日關閉該離職員工的所有門禁、考勤及用餐權限。

　　與簽核系統(tǒng)的自動化鏈接

　　當人員因為工作需要額外開通某些出入口權限時，會使用企業(yè)的門禁申請簽核流程，該流程可能是電子簽核流程。當門禁權限被核可后，門禁系統(tǒng)應該自動且實時開通該員申請的出入口權限。

　　與考勤系統(tǒng)的自動化鏈接

　　刷卡除了作為門禁管制外，一般也作為考勤上下班的打卡依據(jù)。傳統(tǒng)上是利用文本文件將考勤刷卡數(shù)據(jù)以批次方式匯入考勤系統(tǒng)。但此種方法，無法讓管理人員實時掌握員工的出缺勤狀態(tài)，無法做到實時管理的效率要求。門禁管理系統(tǒng)應該將考勤刷卡數(shù)據(jù)實時寫入考勤系統(tǒng)中。

　　與企業(yè)入口網(wǎng)站的自動化連結

　　企業(yè)內(nèi)部入口(Por tal)網(wǎng)站，是整合企業(yè)內(nèi)常用的網(wǎng)絡資源。入口網(wǎng)站可以顯示員工最近考勤及用餐刷卡記錄，因為實時搜尋刷卡資料，員工便可以在第一時間做自我考勤管理或反應考勤異常，完全無需人事管理者手動通知。

　　而在高安全區(qū)域出入口，員工個人進出密碼可透過企業(yè)入口網(wǎng)站，讓員工設定自己的門禁密碼，進而啟用刷卡+密碼的雙重驗證功能。以上與各系統(tǒng)的自動化鏈接，皆是做到既可精準管制人員門禁權限，又能降低管理成本的有效方法。

　　學會建立穩(wěn)定的系統(tǒng)

　　再者，擁有一套穩(wěn)定的系統(tǒng)，較不容易發(fā)生異常，異常處理成本也會較低。因此，系統(tǒng)必須具有哪些

　　功能，才可以提供穩(wěn)定的系統(tǒng)呢?以下提供可評估的方法。

　　系統(tǒng)自我健康管理

　　門禁系統(tǒng)是由門禁控制器、線路及管理系統(tǒng)組合的7 × 24系統(tǒng)。門禁管理系統(tǒng)應隨時監(jiān)視門禁控制器及線路的健康情形，當門禁控制器斷線、故障或是刷卡數(shù)據(jù)異常時，管理系統(tǒng)應該自動實時的通知管理人員處理，并留下事件記錄。同時，對于門禁系統(tǒng)的錯誤，應提供事件記錄，以利維護人員做診斷異常。

　　線路質量的容錯設計

　　線材、干擾、布線均影響著門禁管理系統(tǒng)與門禁控制器之間的通訊。當線路質量十分惡劣時，管理系統(tǒng)與控制器之間的通訊中斷，自然由人員維修線路。但當線路品質不良，線路斷斷續(xù)續(xù)時，管理系統(tǒng)還能正常運作，就考驗著門禁系統(tǒng)線路品質的容錯能力。

　　線路質量不良， 導致人員權限數(shù)據(jù)下載到控制器失敗，管理系統(tǒng)應有自動重新下載機制，以保持門禁控制器中的人員權限正確。管理系統(tǒng)應隨時偵測門禁控制器聯(lián)機狀態(tài)，當門禁控制器聯(lián)機恢復時，自動接續(xù)收集刷卡資料，無需人為介入操作。同時，管理系統(tǒng)不應因控制器斷線產(chǎn)生效率不彰的情形。

　　刷卡數(shù)據(jù)二階段提交的接收機制

　　刷卡數(shù)據(jù)從刷卡到管理系統(tǒng)經(jīng)歷過感應讀頭、門禁控制器、線路、最后才到管理系統(tǒng)，任何一個環(huán)節(jié)閃失都會造成刷卡數(shù)據(jù)的遺失。門禁系統(tǒng)與控制器之間的刷卡數(shù)據(jù)接收，應該當管理系統(tǒng)確實將刷卡資料儲存到數(shù)據(jù)庫后，再下指令將刷卡數(shù)據(jù)從門禁控制器中移除。

　　另外， 可能因門禁控制器的問題，在控制器內(nèi)存中有些刷卡資料已經(jīng)毀損，此時，管理系統(tǒng)收到這些毀損的刷卡數(shù)據(jù)，應將此類刷卡記錄另外存盤，而非丟棄忽略。丟棄忽略毀損的刷卡數(shù)據(jù)，也有可能造成刷卡數(shù)據(jù)丟包的問題。

　　有權卻無法進出的自動修復機制

　　當門禁持卡人發(fā)生刷卡無法進出的異常，接著就是找總務人員處理及發(fā)牢騷的時間。

　　穩(wěn)定的系統(tǒng)應可自行排除此問題，以減輕總務人員的負擔，降低維運成本。

　　選購高容量系統(tǒng)

　　最后，隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大，門禁管理系統(tǒng)規(guī)模也會不斷成長。而系統(tǒng)越復雜，越不容易穩(wěn)定。門禁管理系統(tǒng)對維運成本的影響，也會隨著系統(tǒng)復雜度提高而成倍數(shù)成長。

　　企業(yè)在選擇門禁管理系統(tǒng)時，應至少考慮未來5年企業(yè)成長的需求，選擇高容量的系統(tǒng)。以下提出3點建議：

　　評估系統(tǒng)的效率好壞

　　門禁管理系統(tǒng)的程序架構及設計，影響著門禁效能。雖然我們無法看到程序代碼，但藉由CPU使用率、硬盤使用率、數(shù)據(jù)庫使用率的高低，還是可以評估出門禁系統(tǒng)的效率好壞。

　　同一功能， 同樣門數(shù)、持卡人數(shù)、管理者數(shù)，系統(tǒng)使用的CPU及硬碟使用率，大致反映出系統(tǒng)效率。低效率管理系統(tǒng)，需要較高的硬體規(guī)格方可達到相同執(zhí)行速度。同時，低效率管理系統(tǒng)會讓硬件保持高使用率，容易讓硬設備毀損，尤其是硬盤的傷害。

　　支持原生64位系統(tǒng)

　　64位操作系統(tǒng)搭配原生支持64位的門禁管理系統(tǒng)，可以使用超過4G的內(nèi)存，管理系統(tǒng)可支持的門禁控制器數(shù)量將大為提升。同時，64位的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)效能也遠高于32位數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)的使用實績

　　門禁管理系統(tǒng)的容量限制， 很難從規(guī)格或操作接口上得知。若想知道數(shù)據(jù)是在多少門或是多少臺門禁控制器下，該管理系統(tǒng)依然可以穩(wěn)定的運作，可能要從管理系統(tǒng)的實際使用案例中，去推估其容量限制。若考慮容量因素時，系統(tǒng)實際使用案例的參考就十分重要。

　　門禁管理高效能很重要

　　由于信息技術、硬件技術、用戶規(guī)模、商業(yè)模式的改變，讓門禁功能有了新的定義。本文只是先初步提出門禁管理系統(tǒng)應具備的功能，希望降低門禁管理系統(tǒng)的維運成本，藉以建構出高效能的門禁管理系統(tǒng)功能，讓門禁管理可以被妥善應用。未來在實務操作時，建議工程商還必須將個別企業(yè)對門禁功能需求的差異考慮進去，以便為客戶提供更細致的功能設計。